Una nota previa
Esta guía es información general para operadores de taxi de la Unión Europea. No es asesoramiento legal. Las normas varían según el país, y tu abogado o delegado de protección de datos debería revisar tu situación.
1. Saber qué datos tienes
Haz una lista de cada tipo de dato que recogen tu app y tu oficina:
- Pasajero: nombre, teléfono, correo electrónico, historial de viajes, lugares de recogida y destino, estado de pago.
- Conductor: nombre, contacto, datos de licencia y vehículo, ubicación mientras está conectado, ganancias.
- Cuentas de empresa: persona de contacto, facturas.
Si no lo necesitas, no lo recojas.
2. Elegir una base jurídica para cada uso
El RGPD exige un motivo para cada uso de los datos. Para un viaje, el motivo suele ser que los necesitas para prestar el servicio (un contrato). Para mensajes de marketing suele ser el consentimiento. Anota qué base usas para qué.
3. Publicar un aviso de privacidad claro
Cuenta a las personas quién eres, qué recoges, por qué, cuánto tiempo lo conservas, quién lo recibe y cómo ejercer sus derechos. Ponlo en la app, en tu web y en la ficha de la tienda de apps. La política de HOPIN está en la página de privacidad como ejemplo de cómo un servicio de taxi lo describe.
4. Firmar contratos con tus encargados del tratamiento
Tu plataforma, tu proveedor de pagos y tu herramienta de correo tratan datos por ti. Necesitas un contrato de encargado del tratamiento con cada uno. Pregunta dónde almacenan los datos y quiénes son sus subencargados.
5. Decidir cuánto tiempo conservas los datos
Conserva los datos solo el tiempo que los necesites. Los registros fiscales y contables tienen plazos mínimos legales. Los datos de ubicación suelen necesitar mucho menos. Anota los plazos y borra los datos cuando terminen.
6. Estar preparado para las solicitudes
Los pasajeros pueden preguntar qué datos tienes sobre ellos, pedirte que los corrijas, los borres o dejes de usarlos para marketing. Normalmente debes responder en un mes. Decide quién gestiona las solicitudes y cómo.
7. Protegerlos
Usa contraseñas seguras y un inicio de sesión en dos pasos para tu panel de administración, da a cada empleado solo el acceso que necesita y retíraselo cuando se vaya. Planifica qué harás ante una brecha de datos. En muchos casos debes avisar rápidamente a la autoridad.
8. Mensajes de marketing
Pide un consentimiento claro antes de enviar correos o notificaciones push de marketing, facilita decir que no y respeta la decisión. Las confirmaciones de viaje son distintas del marketing.
Preguntas frecuentes
¿Se aplica el RGPD a una pequeña empresa de taxis?
Sí, si tratas datos personales de personas en la UE, sea cual sea tu tamaño.
¿Necesito un delegado de protección de datos?
Solo en ciertos casos, por ejemplo con un seguimiento sistemático a gran escala. Pregunta a tu abogado. Muchos operadores pequeños no lo necesitan.
¿Quién es responsable, yo o la plataforma?
Normalmente tú decides para qué se usan los datos (responsable) y la plataforma los trata por ti (encargada). Revisa el contrato.
¿Cuánto tiempo debo conservar los datos de los viajes?
Lo mínimo posible, dentro de los requisitos legales de contabilidad. Decídelo y anótalo.