Zuerst ein Hinweis
Dieser Ratgeber enthält allgemeine Informationen für Taxiunternehmen in der Europäischen Union. Er ist keine Rechtsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, und Ihr Anwalt oder Datenschutzbeauftragter sollte Ihre Situation prüfen.
1. Wissen, welche Daten Sie halten
Listen Sie jede Art von Daten auf, die Ihre App und Ihr Büro erheben:
- Fahrgast: Name, Telefon, E-Mail, Fahrtverlauf, Abhol- und Zielorte, Zahlungsstatus.
- Fahrer: Name, Kontakt, Lizenz- und Fahrzeugdaten, Standort während der Online-Zeit, Verdienst.
- Firmenkonten: Ansprechpartner, Rechnungen.
Was Sie nicht brauchen, erheben Sie nicht.
2. Für jede Nutzung eine Rechtsgrundlage wählen
Die DSGVO verlangt für jede Nutzung von Daten einen Grund. Bei einer Fahrt ist der Grund meist, dass Sie die Daten brauchen, um die Leistung zu erbringen (ein Vertrag). Bei Werbenachrichten ist es meist die Einwilligung. Halten Sie schriftlich fest, welche Grundlage Sie wofür nutzen.
3. Eine klare Datenschutzerklärung veröffentlichen
Sagen Sie den Menschen, wer Sie sind, was Sie erheben, warum, wie lange Sie es speichern, wer es erhält und wie sie ihre Rechte nutzen. Stellen Sie sie in die App, auf Ihre Website und in den App-Store-Eintrag. Die eigene Erklärung von HOPIN steht auf der Datenschutzseite als Beispiel dafür, wie ein Taxiservice das beschreibt.
4. Verträge mit Ihren Auftragsverarbeitern schließen
Ihre Plattform, Ihr Zahlungsanbieter und Ihr E-Mail-Tool verarbeiten Daten für Sie. Mit jedem brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Fragen Sie, wo sie Daten speichern und wer ihre Unterauftragsverarbeiter sind.
5. Die Speicherdauer festlegen
Speichern Sie Daten nur so lange, wie Sie sie brauchen. Für Steuer- und Buchhaltungsunterlagen gibt es gesetzliche Mindestfristen. Standortdaten brauchen meist deutlich weniger Zeit. Halten Sie die Fristen schriftlich fest und löschen Sie Daten, wenn sie enden.
6. Auf Anfragen vorbereitet sein
Fahrgäste können fragen, was Sie über sie speichern, und verlangen, dass Sie es berichtigen, löschen oder nicht mehr für Werbung nutzen. In der Regel müssen Sie innerhalb eines Monats antworten. Legen Sie fest, wer Anfragen bearbeitet und wie.
7. Daten schützen
Nutzen Sie starke Passwörter und eine Zwei-Faktor-Anmeldung für Ihr Admin-Panel, geben Sie jedem Mitarbeiter nur den nötigen Zugriff und entziehen Sie ihn beim Ausscheiden. Planen Sie, was Sie bei einem Datenvorfall tun. In vielen Fällen müssen Sie die Behörde schnell informieren.
8. Werbenachrichten
Holen Sie eine klare Einwilligung ein, bevor Sie Werbe-E-Mails oder Push-Nachrichten senden, machen Sie das Ablehnen einfach und respektieren Sie die Entscheidung. Fahrtbestätigungen sind etwas anderes als Werbung.
FAQ
Gilt die DSGVO für ein kleines Taxiunternehmen?
Ja, wenn Sie personenbezogene Daten von Menschen in der EU verarbeiten, unabhängig von Ihrer Größe.
Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Nur in bestimmten Fällen, zum Beispiel bei umfangreicher systematischer Überwachung. Fragen Sie Ihren Anwalt. Viele kleine Betreiber brauchen keinen.
Wer ist verantwortlich, ich oder die Plattform?
Meist entscheiden Sie, wozu Daten genutzt werden (Verantwortlicher), und die Plattform verarbeitet sie für Sie (Auftragsverarbeiter). Prüfen Sie den Vertrag.
Wie lange sollte ich Fahrtdaten speichern?
So kurz wie möglich, innerhalb der gesetzlichen Buchhaltungsanforderungen. Entscheiden Sie und halten Sie es schriftlich fest.
Quellen